Nebenkostenabrechnung erstellen – Schritt für Schritt

Eine Nebenkostenabrechnung ist kein Hexenwerk, wenn du strukturiert vorgehst. Grundlage sind immer der Mietvertrag (welche Nebenkosten sind vereinbart?) sowie Art. 257a/257b OR und Art. 4–8 VMWG.

1. Abrechnungsperiode festlegen

Meist das Kalenderjahr oder eine im Mietvertrag vereinbarte Periode (z. B. 1. Juli bis 30. Juni). Die Periode bleibt jedes Jahr gleich.

2. Belege sammeln

Alle Rechnungen der Periode für die vereinbarten Nebenkosten: Heizung/Warmwasser, Wasser/Abwasser, Hauswartung, Allgemeinstrom, Kehricht, Lift, Gartenpflege usw. Bei Heizöl oder Pellets zählt der Verbrauch, nicht der Einkauf – also Anfangs- und Endbestand festhalten.

3. Aussortieren, was nicht hineingehört

Reparaturen, Ersatz von Geräten, Renovationen, Versicherungsprämien des Gebäudes, Hypothekarzinsen und Abschreibungen sind keine Nebenkosten.

4. Kosten verteilen

Pro Kostenart den Verteilschlüssel aus dem Mietvertrag anwenden – nach Fläche, Personen, pro Wohnung oder nach Verbrauch (Zähler). Leerstehende Wohnungen tragen ihren Anteil selbst – den bezahlt der Vermieter.

5. Akonto abziehen

Vom Kostenanteil jeder Wohnung die bezahlten Akontozahlungen abziehen. Bei einem Mieterwechsel rechnest du für jeden Mieter separat ab – nur für seine Mietdauer und mit seinen eigenen Akonti.

6. Abrechnung zustellen

Pro Mieter eine Aufstellung mit Gesamtkosten, Verteilschlüssel, Anteil, Akonto und Saldo. Dazu der Hinweis auf die Belegeinsicht und bei Nachzahlung eine Zahlungsfrist, üblich sind 30 Tage.